با این تفاصیل و تکالیف مقرره قانونی، اگر سردفتری بدون حضور اصحاب معامله، معتمد، مطلع باسواد و نماینده دادگستری، اسناد مربوط به اشخاص عادی و کور و کر وگنگ و بی‌سواد، مریض و زندانی را ثبت نماید، با جمع دیگرشرایط مقرره، مرتکب جرم موضوع شق دوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت شده است.

۳- ثبت اسناد به نام غیر متعاملین

معامله به معنای اعم عبارت است از هر عملی که محتاج به قصد قربت نباشد ‌بنابرین‏، اصلاح موضوع ماده۸۰۷ قانون مدنی معامله به حساب نمی‌آید. معامله به معنای خاص شامل عقود (مالی و غیر مالی مانند نکاح) و ایقاعات می‌باشند. اما معامله به نام اخص شامل عقود مالی معوض است وشامل عقود غیر مالی مانند نکاح نمی‌شود.^[۶۵]

در این جا این نکته را اضافه می‌نماییم که: «معامله، کلمه‌ای است به معنی عمل کردن متقابل که در اصطلاح حقوقی دو معنی دارد که از فقه گرفته شده است. مقررات فقهی، قسمتی مربوط به روابط بین فرد و خدا است که عبادات نام دارد و دسته دیگر راجع به رابطه بین فرد و فرد است که جنبه اجتماعی داشته و معاملات نام دارد. معامله یک معنی اخصّ نیز دارد که به هر نوع رابطه حقوقی که موضوعش امور مالی باشد اطلاق می‌شود و در این معنی معامله به نکاح گفته نمی‌شود^[۶۶].»

هر معامله در عالم خارج باید به وسیله اشخاصی اعم از حقیقی یا حقوقی، محقق گردد. این اشخاص را اصطلاحاً اصحاب معامله می‏نامند. بر حسب نوع معامله، اصحاب معامله هم فرق می ‏کند. در بیع، فروشنده «بایع» و خریدار «مشتری»، در وکالت، موکل و وکیل و در صلح، مصالح و متصالح دخالت دارند که در اصطلاح ثبتی به فروشنده، موکل، مصالح و معامل و به خریدار، وکیل، متصالح و متعامل گفته می‏ شود. در اصطلاح حقوقی به طرفین معامله، متعاملین گفته می‏ شود. متعاملین طبق ماده ۲۱۰ قانون مدنی برای انجام معامله باید اهلیت داشته باشند و مطابق ماده ۲۱۱ همین قانون، برای این که متعاملین اهل محسوب شوند، باید بالغ و عاقل و رشید باشند و اشخاصی که خصوصیات مندرج در ماده ۲۱۱ قانون مدنی را نداشته باشند، برای این که معاملاتشان دارای آثار قانونی باشد، الزاماًً و لابد باید توسط ولی «پدر، جد پدری» یا وصی یا قیم یا امین، به لحاظ شرایط مقرره قانونی مبادرت به انجام معامله نمایند.

با توجه به مسایل صدرالتوصیف، اگر سردفتران اسناد رسمی و مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک بدون حضور اصحاب معامله مبادرت به ثبت سندی نمایند، با جمع دیگر شرایط پیش ‏بینی شده قانونی، مرتکب جرم مندرج در شق سوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت شده‏اند.

۴- تأخیر یا تقدیم تاریخ اسناد یا ثبت آن ها

حقوقین خارجی، در کتب خود راجع به اعتبار تاریخ مندرج در سند رسمی، فصل جداگانه‏ای را اختصاص داده ‏اند و بسیاری از قوانین ملل نیز ماده مخصوصی مانند ۱۳۰۵ قانون مدنی برای آن در نظر گرفته‏اند. ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی می‏گوید: «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آن ها داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است.»

منظور از اعتبار تاریخ سند رسمی به اشخاص ثالث، فرض صحت تاریخ تنظیم سند می‏ باشد که در سند قید شده است. ‌بنابرین‏، چنانچه سند انتقال رسمی بین دو نفر تنظیم گردد و سپس دعوی بین شخص ثالثی با متعامل اقامه شود و سند مذبور از طرف متعامل ابراز گردد، شخص ثالث نمی‏تواند ادّعا کند که نسبت به سند ابرازی بیگانه است و تاریخ نسبت به او اعتباری ندارد.

به نظر می‏رسد اختصاص فصل جداگانه برای این موضوع، لازم نیست. چه، تاریخ در سند رسمی از اعلامیات مأمور رسمی است و مانند اعلامیات دیگر مأمورین رسمی نسبت به طرفین معامله و اشخاص ثالث معتبر شناخته می‏ شود و اختصاص ماده هم در قوانین از طرفی از نظر اهمیت تاریخ سند است که استناد به آن در رسیدگی به دعاوی بین متعاملین و اشخاص پیش می ‏آید و از طرف دیگر با ذکر ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی: «اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آن نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد.» ناچار به ذکر ماده ۱۳۰۵ بوده است.

«اعتبار تاریخ در سند عادی از نظر اقرار و تصدیق طرفین معامله موءثر می‏ باشد و بدین جهت علیه متعاملین و وراث و قائم مقام آنان تا اثبات خلاف مانند بقیه مندرجات سند عادی معتبر خواهد بود چون اشخاص ثالث هیچ گونه مداخله در تنظیم سند نداشته‏اند و ممکن است نویسنده سند عادی تاریخ قبل بگذارد. ‌بنابرین‏، نسبت به اشخاص ثالث هیچ گونه تأثیر نخواهد داشت^[۶۷].»

حال که به اهمیت تاریخ در اسناد رسمی و مآلاً فلسفه و نیت قانون‌گذار در پیش ‏بینی چنین مسأله مهمی در شق چهارم ماده ۱۰۰ قانون ثبت پی بردیم، باید گفت اگر سردفتری تاریخ سند یا ثبت سندی را تحریف و تغییر دهد، فی المثل سندی که در روز بیستم فروردین ماه سال جاری تنظیم گردیده، تاریخ آن را به بیستم مهر ماه سال قبل تغییر دهد و یا این که متصدیان ثبت املاک چنین عملی را انجام دهند و تاریخ ثبت ملکی را در دفتر املاک تغییر دهند، فی المثل ملکی راکه در تاریخ دوم اردیبهشت ماه سال جاری ثبت شده است به تاریخ هشتم خرداد ماه همین سال تغییر دهند، با جمع دیگر شرایط مقرره قانونی، مرتکب جرم مندرج در شق چهارم ماده ۱۰۰ قانون ثبت شده‏اند.

۵- معدوم یا مکتوم کردن دفاتر یا از بین بردن اوراق آن ها یا از اعتبار انداختن ثبت اسناد

مطابق ماده ۷ قانون مدنی «برای ثبت اسناد و املاک دفاتری لازم است که عده و نوع و ترتیب آن ها مطابق نظام نامه‏ای که از طرف وزارت عدلیه تنظیم می‏ شود، معین خواهد شد.» مواد ۱، ۲، ۳ و ۴ آیین نامه قانون ثبت مصوب سال ۱۳۱۷ (با اصلاحات بعدی)، تعداد دفاتر و طرز تنظیم و نگهداری آن ها را بیان می‏ نماید.

به موجب ماده یک آیین نامه مذکور، هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود:

۱- دفتر املاک ۲- دفترنماینده املاک ۳- دفتر املاک توقیف شده«بازداشتی» ۴- دفتر ثبت موقوفات ۵- دفترگواهی امضا ۶- دفترسپرده‏ها ۷- دفتر توزیع اظهار نامه ها ۸- دفتر املاک مجهول المالک ۹- دفتر ثبت شرکت‌ها ۱۰- دفتر اسناد رسمی ۱۱- دفتر ثبت قنوات ۱۲- دفترآمار و ثبت اظهارنامه

نظر به اهمیت خاصی که دفتر املاک و ثبت قنوات از جهت متضمن بودن حقوق اشخاص دارد و برای جلوگیری از نابودی آن ها، تبصره ذیل ماده یک آیین نامه مذکور مقرر داشته که: «دفتر ثبت قنوات و املاک در تهران یک نسخه و در سایر شهرستانها در دو نسخه نوشته شود که یکی در تهران و دیگری در محل نگهداری گردد.»