۲- جامعیت اطلاعات: کلیه اطلاعات از مرحله ثبت سفارش تا برنامه ریزی کنترل بهینه تولید و مدت توزیع محصول و ارسال صورتجلسات برای مخاطبان در یک سیستم مجتمع و هماهنگ صورت پذیرد.

۳- تجمع فیزیکی اطلاعات: کلیه اطلاعات سیستم در سخت افزارهائی که بطور فیزیکی با هم مرتبط هستند تجمع یافته و در نتیجه اطلاعات از هر قسمتی وارد سیستم شده و در تمامی سیستم توزیع گردیده و در اختیار استفاده کننده مُجاز قرار گیرد.
۴- سیستم ارتباطی خوب و با کفایت در سازمان: در پرتو سیستم اطلاعات، مدیریت صحیح ایجاد می شود و اطلاعات به موقع از داخل و خارج سازمان جمع آوری و پس از تنظیم و ترتیب آنها، در موقع مناسب در اختیار افراد استفاده کننده یا مقام تصمیم گیرنده قرار می گیرد (کتابی، ۱۳۸۵).
ب) مزایا
۱- نظارت و کنترل بدون وقفه بر فعالیت های سازمان
۲- امکان برنامه ریزی استراتژیک مدلهای تصمیم
۳- کاهش حدس و گمان در تصمیم گیری های مربوط به حل مشکلات با بهره گرفتن از مدل های تصمیم گیری
۴- امکان تبدیل داده های خام به اطلاعات مفید با بهره گرفتن از نرم افزارهای مناسب برای بهره برداری در سطوح مختلف مدیریت سازمان
۵- امکان استفاده از سیستم های خبره مبتنی بر هوش مصنوعی برای تشکیل پایگاه مکانیزم های استنتاج
۶- کاهش هزینه های ستادی با اجرای عملیات مکانیزه کامپیوتری
۷- داشتن اطلاعات صحیح و بهنگام (کتابی، ۱۳۸۵).
نکاتی که باید در ایجاد یک MIS مطلوب رعایت نمود:
تهیه طرح اولیه کلان با انجام معماری سیستم اطلاعات، برای انجام فعالیت های مورد نیاز سازمان با تأکید بر تأمین اطلاعات ضروری، مفید و کامل.
بررسی دقیق طرح پیشنهادی قبل از تصویب و اعمال نظرات اجرائی مدیران و کاربران سیستم MISدر طرح پیشنهادی.
تأمین اعتبار و جذب امکانات و منابع مورد نیاز برای ایجاد MIS.
حمایت قوی مدیریت ارشد سازمان در طول اجرا و پیاده سازی MIS در سازمان.
همکاری و مشارکت کاربران سیستم در طول پروژه پیاده سازی MIS (کتابی، ۱۳۸۵).
زیر مجموعه های سیستم MIS
سیستم های مدیریت اطلاعات نیروی انسانی، سیستم های مدیریت اطلاعات مالی و حسابداری، سیستم های مدیریت اطلاعات تولید و سیستم های اطلاعات بازاریابی و فروش که متکی بر پایگاه های مشترک و متقابل هستند از جمله زیر مجموعه های سیستم MISمی باشند. مدیران سیستم اطلاعات باید از دنیای حقیقی و سیستم های موجود در سازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش مؤثری را ایفا کنند و به همین دلیل باید اطلاعات صحیح در اختیارشان قرار گیرد. یکی از نقش های مهم مدیر سیستم های اطلاعات، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است. مدیران سیستمِ اطلاعات باید از ارزشهای سیستم های موجود و اینکه سیستم های دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را بعهده دارند، مطلع گردند. عملاً مدیر سیستم اطلاعات برای طراحی و کنترل به معاون ارشد گزارش می دهد. در بسیاری از سازمانها، شاخه معاونت سیستم اطلاعات بوجود می آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می‌دارد (مؤمنی،۱۳۷۲).
MIS مزایایی چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیق تر، گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریع تر داده و تبدیل آن به اطلاعات برای مدیران داشته و از سیستم های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و ایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده می گردد ضمن آنکه این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی، در مدت زمان بسیار کَمی در سازمان انجام می دهد. برای انجام این امور دارا بودن واسطی به نام مدیریت اطلاعاتی جهت ارائه بهتر خدمات برای مدیریت، ضروری می باشد. در مؤسساتی که به استفاده از مدیر سیستم های اطلاعات مدیریتِ اولیه مبادرت نمودند، مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت، خودِ مدیران می باشند. یک گروه از مدیران مرتبط، در مورد دانش رایانه اطلاعی ندارند، آنان از کارهای خود آگاه بوده و می دانند چگونه مسائل را حل کنند؛ لیکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تأمل نمی کنند، در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً ‌از سیستم مدیریت اطلاعات، چه می خواهند دشوار است. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل است، زیرا دانسته های آنان از مدیریت کم بوده و نمی دانند چه سؤالاتی را پرسش نمایند. با طی زمان، مدیران درباره رایانه و فرآیندهای مورد اِجرا در حل مسائل تجربه آموخته و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند. سیستم های مدیریت اطلاعات برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت، و در نهایت جایگاه سیستم مدیریت اطلاعات به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم گردید. سیستم مدیریت اطلاعات به دو طریق عمده در حل مسأله کاربرد دارد:
الف) منبع اطلاعات را در پهنه سازمان فراهم می نماید.
ب) به شناسایی و درک مسأله کمک می‌کند.
هدف اصلی از سیستم مدیریت اطلاعات اینست که برای مدیران علائم مسأله یا احتمال وقوع مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم مدیریت اطلاعات آنست که نمی‌تواند نیازهای خاص هر فرد را بَر طرف و مسائل شخصی و تعریف نشده را برآورده سازد. اغلب اوقات سیستم مدیریت اطلاعات، اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند؛ لذا مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم، در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمد (مک لوید، ۱۳۷۸).
عناصر سیستم های مدیریت اطلاعات
سیستم پردازش داده ها (TPS)^[60]
سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)^[61]
سیستم اطلاعاتی مدیران عالی (EIS)^[62]
سیستم های خبره (ES)^[63]
سیستم ارتباط (CS)^[64]
۱- سیستم پردازش داده ها(TPS): از نکات مهم در سیستم مدیریت اطلاعات، نیاز آن به دستیابی سریع داده های مورد لزوم است. این نکته در سیستم پردازش داده ها از اهمیت شایانی برخوردار است.
هنگامی که داده ای به بیلیون و تریلیون بایت داده موجود در بانک اطلاعاتی افزوده می شود، رایانه باید قادر به برقراری ارتباط میان داده تبادلاتی با داده های بانک اطلاعات باشد تا بتواند عملِ پردازش را انجام سازد.
سیستم های پردازش عملیاتی، اطلاعات بسیار وسیع و جزئی با ارزشی دارند که برای فعالیت های عملیاتی سازمان لازم است. بعنوان مثال در صنعت پوشاک این سیستم ها، اطلاعات زیر را در بَر دارند: تاریخ، مُدل، رنگ، سایز، شماره صورتحساب، کمیت خرید و غیره. ردیابی این اطلاعات جزئی، امکان کارکرد درست تر، کاراتر و منعطف را به سازمان می دهد. ولی این سیستم، اطلاعات بسیار وسیع تر و کلی را برای مدیران، که وقت بسیار کمی دارند، تولید می کند. چرا که آنها وقت ورق زدن و ملاحظه حجم زیاد اطلاعات جزئی را نداشته و فقط به نتیجه خلاصه شده از میزان فروش، درصد سود و غیره را نیاز دارند (واتسون به نقل از فتح الهی، ۱۳۸۵).
۲- سیستم پشتیبانی (DSS): ابزار بهره وری در دست کارکنان متفکر است تا آنها را درتمام تصمیم گیری ها، یاری رساند. پردازش تبادلات به موضوعات عملیاتی روتین، مربوط بوده و لذا DSS شامل کلیه اجزاء MIS و جزء پردازش تبادلات است. بیشتر توجهات امروزی در جهت برقراری MIS فعال تر جهت پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرنده گان در سطوح عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیکی قرارگرفته است. در این بخش هدف، ارائه سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری نمی باشد.
از لحاظ اصطلاحی، سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری، یکی از انواع سیستم های اطلاعاتی است که به زبان ساده، عبارت است از مدلی که بصورت برنامه رایانه ای آماده شده است و مدیر می تواند با تغییر پارامترهای مختلف آن، نتایج خروجی مدل را ملاحظه کند. بعبارت دیگر آنالیزهای”چه میشود اگر”^[۶۵] را انجام دهد.
بعنوان مثال مدل قیمت تمام شده محصولی را فرض کنید، مدیر می تواند با تغییر هر کدام از پارامترها از قبیل دست مزد کارگر، قیمت هر یک از مواد اولیه، کمیت تولید در روز، تغییر نرخ سود، تغییر هزینه های تعمیراتی دستگاه ها و غیره میزان تغییر در قیمت تمام شده کالا را ملاحظه کند. برای مثال به موارد ارائه شده که در ادامه می آید، توجه نمائید.
اگر حقوق کارگران به میزان “آ” افزایش یابد، قیمت تمام شده محصول چقدر می شود؟
اگر قیمت ماده اولیه “الف” به ازاء هر کیلوگرم “آ” ارزان شود، قیمت تمام شده محصول چقدرمی شود؟
اگر با اتخاذ سیاست های بهینه سازی بتوان میزان مصرف ماده “ب” در محصول را ۲درصد کم کرد، قیمت تمام شده محصول چقدر می شود؟
به دلیل اینکه سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری برای مدیران طراحی می شوند باید قابلیت هائی نظیر قابلیت داشتن صفحات فوق متنی و فوق رسانه ای^[۶۶]را داشته باشند. ممکن است شرکتی بدون داشتن سیستم مدیریت اطلاعات، یک یا چندین سیستم پشتیبانی تصمیم گیری داشته باشد. ازطرف دیگر ممکن است سازمانی سیستم مدیریت اطلاعات داشته باشد ولی دارای هیچ گونه سیستم پشتیبانی تصمیم گیری نباشدکه دراین حالت طبیعی است که مدیران شرکت نمی توانند هیچ گونه “آنالیز چه می شود اگر” انجام دهند (واتسون به نقل از فتح الهی، ۱۳۸۵).
در بیشتر موارد سازمان ها دارای سیستم مدیریت اطلاعات می باشند و همزمان از چندین سیستم پشتیبانیِ تصمیم گیری استفاده می کنند که این سیستم ها در سیستم مدیریت اطلاعات ادغام شده است. به این معنی که برای هر سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک آیکون^[۶۷] متناظر با آن در صفحه نمایش اصلی سیستم موجود است و با کلیک کردن بروی آن، سیستم های تصمیم گیری مربوطه اجرا می شود.
سیستم مدیریت اطلاعات بطور مشخص برای برنامه ریزی و تصمیم گیری در سطح استراتژیک یک سازمان در نظر گرفته می شود. این سیستم همۀ ویژگی های سیستم های پشتیبانی تصمیم، مانند سهولت استفاده، سرعت پاسخگویی و توانایی ارائه ستانده های تصویری را دارد. همچنین روی سیستم پایگاه داده های مرتبط که بطور غیر مستقیم بوسیله زبان جستجو در دسترس می باشند، بنا می گردند و همانند سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری، به پایگاه داده های سازمان هم دسترسی دارند. سیستم های مدیریت اطلاعات بنا به ماهیت کاربردشان علاوه بر اینکه توانایی های DSS ها را در حد وسیعی دارند، دارای ویژگی های زیر نیز می باشند (واتسون به نقل از فتح الهی، ۱۳۸۵).
۳- سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS)^[68]
سیستم های مدیریت اطلاعات اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است. سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی، برای هر مدیر نمی باشد. این ضعف سیستم مدیریت اطلاعات، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت. سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی برای اتخاذ تصمیم در فرایند حل یک مسأله نیمه ساختاری، تعریف می شود. سیستم پشتیبانی، خروجی را به شکل گزارشات ادواری یا خاص، یا نتایج مشابه سازی های ریاضی ایجاد می کند. استیون. ال. آلر^[۶۹] پس از مطالعه پنجاه و شش مؤسسه، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم، را شناسایی نمود. ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم، از طریق ایجاد توانایی بازیابی عناصرداده ها از پایگاه اطلاعات، به مدیر کمک کرده و عملاً تصمیماتی را برای وی اتخاذ می نماید. مزایای سیستم پشتیبانی تصمیم در مقابل سیستم مدیریت اطلاعات در پنج مورد بدین شرح خلاصه می گردد:
الف) فرد را حمایت می‌کند.
ب) حمایت مستقیم ایجاد می کند.
ج) تمام مراحل حل مسأله را حمایت می کند.
د) مسائل نیمه ساختاری را حمایت می کند.
ه) بر پشتیبانی تصمیم تأکید دارد.
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم، شکست های اولیه سیستم مدیریت اطلاعات را تجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودتر سیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خود را حداکثر می کند (مک لوید، ۱۳۷۸).
از دیدگاه جایگزین درباره اطلاعات؛ به دلیل اینکه هر تغییری در محیط احتمال دارد بخشی از فعالیتهای سازمان را تحت تأثیر قرار دهد لذا سطح عالی مدیریت باید مسائل کُل سازمان را برای فعالیتهایش مد نظر قرار داده و تمام جوانب را به تفضیل بررسی نماید و برای این کار نیازمند اطلاعات، از ابعاد مختلف می باشد (میرسپاسی، ۱۳۶۳).
داده های غیر سازمانی
تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان بخش ضروری فرایند برنامه ریزی و تصمیم گیری استراتژیک بوده و لازمه آن دسترسی به اطلاعات جاری از داخل سازمان می باشد. داده های غیر سازمانی عبارتند از: اطلاعات اقتصادی، اطلاعات بازاریابی، اطلاعات حقوقی و سیاسی، اطلاعات رقبا و اطلاعات دیگر (کاظمی، ۱۳۷۶).