پراکندگی، تراوش و لزوم به روز بودن : دانش همزمان با رشد، شاخه شاخه شده و به اجزائی تقسیم میگردد. دانش پویاست و در واقع، اطلاعات کاربردی است. بنابراین سازمان باید پیوسته، پایگاه دانش خود را به روز کند تا بتواند آن را به عنوان منبعی برای مزیت رقابتی، حفاظت نماید .(عدلی،۸۴ )

۲-۶ انواع دانش
تاکنون علم و دانشمندان، دانش را به اشکال گوناگون طبقه بندی کرده اند که به علت گوناگونی آن ها فقط به دو مورد اشاره می شود . پولانی(۱۹۸۵) دانش را به دو نوع تقسیم بندی کرده است:
۲-۶-۱ دانش صریح(آشکار)
قابل رمزگذاری و کدگذاری است، در نتیجه می توان آن را به سادگی احساس و لمس کرد، دید، شنید و پردازش و مخابره کرد و در پایگاه داده ها ذخیره کرد. این نوع از دانش را می توان مستندسازی کرد و در اختیار همگان قرار داد. دستورالعمل ها، مقررات، قوانین، رویه های انجام کار، آیین نامه ها، فیلم ها،گزارش ها، نمودارها، و… که در بانک های اطلاعاتی و بایگانی ها وجود دارد جملگی دانش آشکار است. این نوع دانش می تواند با بهره گرفتن از فناوری های اطلاعاتی ذخیره،پردازش و منتقل شود و در اختیار همه افراد سازمانی قرار گیرد .
۲-۶-۲دانش ضمنی(نهان):
دانش شخصی بوده و کدگذاری و مستندسازی آن بسیار مشکل است. این نوع از دانش که با تجربه به دست می آید ریشه در اعمال، رویه ها، تعهدات، ارزش ها و احساسات افراد دارد و تجسم باورها و ارزش های هر فرد است. انتقال این نوع دانش بسیار مشکل است (فتحیان،۱۳۸۴،شماره۱۴۴)
دانش نهان و صریح مکمل یکدیگرند. بدین معنا که برای ایجاد دانش هر دوی آنها ضروری است. از این رو، آنچه ما دانش می خوانیم با تعامل بین دانش نهان و آشکار و نه هر کدام به تنهایی ایجاد می شود .
مهم ترین مساله، تبدیل دانش نهان به دانش صریح است. یعنی قادر باشیم دانش نهان موجود در ذهن افراد را به دانشی آشکار و قابل رمزگذاری و کدگذاری تبدیل کنیم تا تمام افراد سازمانی بتوانند از آن استفاده کنند. کارکنان و ارتباطات سازمانی در برگیرنده منبعی غنی از این دو نوع دانش است که می توان آن را شناسایی کرد و بهبود بخشید چالش هایی که در این حوزه وجود دارد بیشتر سازمانی، سیاسی و فرهنگی است تا فنی(رادینگ،۱۳۸۳:۸۰)
بلاکر (۱۹۹۵)نیز دانش را به شکل زیر طبقه بندی کرده است:

1. 1. دانش نهان : این نوع دانش به سه دسته تقسیم می شود:

      1. 1. – دانش فرهنگی، به فرایند دستیابی به ادراکات مشترک، نظیر جامعه پذیری و فرهنگ پذیری اشاره می کند .
      1. 1. دانش ذهنی، دانشی است که به مهارتهای مفهومی و توانایی های شناختی وابسته و دانشی انتزاعی و نهفته در ذهن فرد است .
      1. 1. دانش مجسم، دانشی است که به عمل و اقدام افراد وابسته است. این نوع دانش به حضور فیزیکی افراد و معاملات رو در رو متکی است .

۲-دانش آشکار : در این طبقه دو نوع دانش قرار می گیرد :
۲-۱- دانش نظام مند، به گونه ای نظام مند در روابط تکنولوژی، نقش ها و رویه های رسمی تحلیل می شود. این نوع دانش به دانش های جمعی و مشترک بین انسانها اشاره دارد .
۲-۲- دانش منظم، در قالب علایم و نشانه هابوده و ممکن است به شکل کتاب یا اطلاعاتی الکترونیکی باشد.(بلاکر،۱۹۹۵ :۱۰۲۵)
هنگامی که صاحب نظران از دانش سخن می گویند به دانشی اشاره دارند که در ذهن انسان نهفته است و به راحتی قابل شناسایی و انتقال از افرادی به افراد دیگر نیست. این نوع دانش در تجارب، باورها، ارزش ها و فرهنگ فردی یا سازمانی نهفته و قلمرویی وسیع و بسیار ارزشمند و دارایی های منحصر به فرد دارد که دیگران به ندرت آن را کپی می کنند. این نوع دانش برای افراد سازمان مزیت رقابتی دارد.(ابطحی و صلواتی،۱۳۷۵،۱۹)
۲-۷ چرخه دانش
اولین جز چرخه، دانش داده است. داده و اطلاعات در بسیاری از موارد به جای یکدیگر مورد استفاده
قرار می گیرند، در حالیکه مترادف هم نیستند.
داده ها واقعیت هایی خام هستند که به شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاویر، اصوات و … قابل دسترس می باشند و به تنهایی معنا و مفهومی را به ذهن متبادر نمی کنند. به طور مثال ۲۵ یک داده است، مشخص نیست که ۲۵ صرفا” یک عدد است، اشاره به سن کسی دارد، مبلغی را نشان می دهد و … یا فهرستی از کارکنان یک سازمان نمونه ای از یک سیستم مدیریت داده است .
چنانچه داده ها مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرند به اطلاعات تبدیل می شوند. درواقع اطلاعات مجموعه ای از داده های مرتبط و سازماندهی شده می باشند که مورد تعبیر و تفسیر قرار گرفته اند و معنا و مفهوم مشخصی را به ذهن می رسانند. وقتی مشخص شود ۲۵ سن احمد زمینه داده مورد نظر به آن افزوده شده باشد اطلاعات حاصل می شود یا فهرستی از کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین ۵ تا ۱۰ سال در سازمان مشغول به کارند، نمونه ای از یک سیستم مدیریت اطلاعات می باشد .
با تعاریف فوق می توان تعریفی ساختاری و علمی از داده و اطلاعات به دست آورد.
داده ها مقادیر صفات خاصه موجودیت های مختلف می باشند و هنگامی که اسم صفت خاصه در کنار مقدار صفت خاصه قرار می گیرد، اطلاعات حاصل می شود.
داده عاملی است که در کامپیوتر ذخیره می شود و وقتی مورد پردازش قرار گرفت به اطلاعات تبدیل می گردد. در واقع می توان گفت آنچه به عنوان مقادیر صفات خاصه در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می شود، چیزی جز داده نیست، اما هنگامی که هریک از این مقادیر در پیوند با پرسش یا مسأله ای مورد تفسیر قرار می گیرند و زمینه اقدام به عملی یا عدم اقدام به عملی را فراهم می آورند، به اطلاع تبدیل می شوند.
از تجزیه و تحلیل، درک و به خاطر سپردن اطلاعات، دانش به دست می آید. به عنوان مثال بعد از بررسی کارکنان سازمان که دارای مدرک کارشناسی بوده و بین ۵ تا ۱۰ سال سابقه کار دارند، به این نتیجه می رسیم که این دسته از کارکنان در رفع نیازهای ارباب رجوعان خود موفق تر عمل می کنند، یعنی نسبت به این مسأله دانش یافته ایم. دانش افراد مختلف در یک زمینه موضوعی با دارا بودن اطلاعات یکسان و مشابه میتواند متفاوت باشد. نوناکا معتقد است اطلاعات زمانی به دانش تبدیل می شود که توسط اشخاص تفسیر گردیده، با عقاید و تعهدات آنها آمیخته شده و به آن مفهوم داده شود .
بی. سی. بروکز بین دانش و اطلاعات به یک نسبت تجربی معتقد است. او می گوید اطلاعات به دانش افراد می افزاید. ساختمان اصلی دانش با ورود اطلاعات تغییر می یابد و سرانجام یک ساختار جدید دانش به دست می آید.
البته این تمایز قائل شدن بین داده،اطلاعات و دانش تاحدود زیادی به خود کاربر مربوط است و این فرایند تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش برگشت پذیر است .
۲-۸ چرخه سیستم مدیریت دانش
یک سیستم مدیریت دانش فعال در یک چرخه شش گام را دنبال می‌کند. در یک سیستم مدیریت دانش مناسب، دانش هرگز تمام نمی‌شود؛ چون با گذشت زمان و تغییر محیط دانش به‌روز می‌شود هم‌چنان که دلیل چرخه مانند بودن سیستم بهبود پوپایی آن در طول زمان است. چرخه مدیریت دانش به شکل زیر عمل می‌کند:
۱- خلق دانش: هنگامی که نوآوری‌های جدید در سازمان انجام می‌شود یا افراد روش‌های جدیدی برای انجام کارها می‌یابند، دانش در سازمان خلق می‌شود.
۲- اکتساب دانش: دانش جدید باید ارزش‌مند تلقی شده، به طور معقولی ارائه شود.
۳- پالایش دانش: دانش جدید باید با شرایط جدید تطبیق داده شده، کاربردی گردد.
۴- ذخیره دانش: دانش باید در سازمان به گونه‌ای ذخیره شود که دیگران نیز امکان دسترسی به آن را داشته باشند.
۵- مدیریت دانش: دانش همواره باید به‌روز شود و بررسی‌های لازم جهت تایید مرتبط بودن و صحت آن همواره انجام شود.
۶- انتشار دانش: دانش همواره باید به شکل مناسب برای افرادی که در سازمان به آن نیاز دارند قابل دسترس باشد.
به محض این که دانش انتشار یابد، افراد دانش جدید را توسعه داده یا دانش قدیمی را به‌روزرسانی می‌کنند.
۲-۹ اهداف مدیریت دانش
هدف مدیریت دانش، مدیریت سرمایه های دانشی است که بخش عمده آن در ذهن مدیران و کارشناسان مستتر است. به طور اجمالی بر اساس مطالعات انجام شده اهداف و برنامه های زیر برای مدیریت دانش متصور است :