کلید واژه :اطلاعات،سازمان ،سیستم، موانع
فصل دوم
ادبیات و پیشینه تحقیق
فصل دوم: ادبیات و پیشینه تحقیق
مقدمه
سیمای حاکم بر دنیای زندگی حاکی از انفجار اطلاعات حاصل از پیشرفتهای تکنولوژی است.کامپیوتر و ارتباطات راه دور دگرگونی سریعی را در زندگی روزمره ایجاد کرده است و دنیای امروزه را نزدیک تر نموده، بدون شک در سالهای دهه ۹۰ عصر اطلاعات مهمترین نقش را ایفا خواهد کرد و بدون دستیابی و کنترل اطلاعات تصمیمات مدیران کاملاً با مخاطرات و ریسک اجرائی توام است.
تکنولوژی کامپیوتر در سالهای ۱۹۶۰-۱۹۵۰ به عصر بازرگانی راه یافت . اولین کاربرد کامپیوتر در حوزه عملیات حسابداری با انجام امور پرداخت حقوق و دستمزدها شروع شد و سپس به حسابهای دریافتی و پرداختی نیز دست یافت. در سالهای ۱۹۶۰ تکنولوژی کامپیوتر سعی کرد تا به دنیای تولید نیز راه یابد و با کاربردهای انبارداری، کنترل و تولید، سفارشات دریافتی و خرید توانست نقش مهمی‌را در اداره امور کارخانجات ایفا نماید.
در سالهای ۱۹۸۰ مدیریت دقیقاً هزینه های سیستم های اطلاعاتی را زیر نظر داشت و همین سالها بود که مدیران به اهمیت کاربرد سیستمهای اطلاعاتی به عنوان ابزار استراتژیک پی بردند و این نقش جدیدی بود که کامپیوتر می‌توانست ایفا نماید.
اطلاعات به عنوان یکی از منابع حیاتی مانند مواد اولیه، نیروی انسانی و پول همگام شد و واژه های مدیریت منابع اطلاعات (I.R.M)^[30] و استراتژی کاربرد کامپیوتر، قداست خود را یافت و بانکهای اطلاعاتی و بهره برداری در آنها شکل گرفت .امروزه بسیاری از موسسات تجاری و بارزگان اعتقاد دارند که تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم یک امر استراتژیک است و تاثیرات آن مستقیماً بر روی اهداف سازمان منعکس می‌شود. بنابر این نیاز به طراحی سیستم نه تنها جایگاه کامپیوتر را محقق می‌سازد بلکه نقش تکنولوژی اطلاعات را ثمر بخش می کند (مومنی، ۱۳۷۲، ۲۵۰).
توسعه و پیشرفت MIS محدود به جمع آوری، طبقه بندی، دستیابی و بازسازی اطلاعات نخواهد بود، بلکه هنر متخصص MIS در ارائه طریق در حمایت مدیریت نسبت به آینده نگری و اتخاذ تصمیمات در بحرانها است. مواجهه با بحرانهای جهان بدون داشتن اطلاعات لازم و دقیق و سریع مقدور نیست و صدمات ناشی از تصمیمات بدون اطلاع، خسارت بار و غیر قابل جبران است.
لذا توانایی MIS در فراهم نمودن اشارات و عوامل پیش بینی در مقابله با بحرانهاست.که در سیستمهای خبره و باهوش و حامی تصمیمات مدیریت مورد بحث قرار می‌گیرد.
امروزه یکی از اقدامات مهمی که برای اولین بار در ساختار های بارزگانی صورت می‌پذیرد. تشکیل کمیته ای مرکب از مدیر MIS و مدیریت فروش، مدیریت تولید، مدیریت مالی و مدیریت مهندسی و پرسنلی است که سیستم را سازماندهی و هدایت نماید.این تیم ویژه مرکب از نمایندگان هریک از قسمتها و افراد متخصص MIS است و هنگامی که اولین سیستم اطلاعاتی مدیریت استقرار می‌یابد و با تداوم اقدام به روش های نگهداری آن می کند.

( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

یک ساختار سازمانی MIS هنگامی دائمی است که شامل متخصصین سیستم های طراحی MIS متخصصین کامپیوتر و ارتباط داده ها و متخصصین پردازش اطلاعات باشد.
اگر بخواهیم یک سیستم اطلاعات مدیریت قابل اجرا را در یک سازمان پیاده سازیم بطوریکه مورد قبول مدیران و پرسنل سازمان قرار گیرد در آغاز بایستی به شناخت سازمان پرداخته و رفتار سازمانی و مدیریت را کاملا درک و بصورت تصویر تحلیلی و علمی ترسیم کنیم. طراحی سیستم های اطلاعاتی مدیریت بایستی متناسب با نیازهای سازمانی تنظیم گردد در غیر این صورت قابل اجراء نمی‌باشد و مردود است (مومنی، ۱۳۷۲، ۳۴-۳۵).
بخش اول: مبانی نظری پژوهش
۲-۱- اطلاعات و نقش آن در سازمان
۲-۱-۱- اطلاعات و داده‌ها
مفهوم دو واژه اطلاعات^[۳۱] و داده‌ها^[۳۲] یکسان نمی‌باشند. داده‌ها حقایق و پدیده‌هایی هستند که در رابطه با یک شیء یا یک پدیده بطور عام مطرح می‌شوند و یک ویژکی از آن پدیده را به ما منتقل می‌کنند، به خودی خود مفهوم دارند ولی کاربردی برای آنها متصور نیست.
اطلاعات : داده های پردازش شده یا داده‌های معنی دار می‌باشند (صرافی زاده، ۱۳۸۳، ص ۱۷).
اطلاعات مفهومی است که از طریق آن انسان حقیقت یا ذهنیتی را درک و یا بیان می‌کند.
اطلاعات از پردازش و ارتباط معنایی داده هایی که به صورت انفرادی در دسترس هستند، به منظور کسب دانش لازم جهت توانایی بیشتر در اتخاذ تصمیم می‌باشند (صرافی زاده، ۱۳۸۳، ص ۴۵).
۲-۱-۲- اهمیت اطلاعات
در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند. اطلاعات قدرت است و هرکسی از آن برخوردار شود صاحب قدرت است. شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می‌دهد و این امر ضرورت جمع آوری، ثبت، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دو چندان می‌سازد. اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگی های خاصی را به خود اختصاص می‌دهد (صرافی زاده، ۱۳۸۳، ۴۳).
هر سازمانی که داده های صحیح و دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان به داده های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق تر است.نقش داده و اطلا
عات در مدیریت سازمان نقشی حیاتی و اساسی است. هرچه فضای اطلاعات یک سازمان، دقیق تر، شفاف تر، منسجم تر و سیستماتیک تر باشد سازمان بهتر می‌تواند به اهدافش نایل آید. وجود فضای اطلاعاتی نادقیق، کدر، آشفته، متناقض، ناساختمند از مهمترین عوامل عدم‌پیشرفت‌درمدیریت سازمانهاست (روحانی‌رانکوهی،۱۳۷۲، ۹۳).
۲-۱-۳- در تبدیل داده ها به اطلاعات نکات زیر اهمیت دارد.
۱- کیفیت داده های اولیه
یک نکته اساسی در رابطه با کیفیت اطلاعات دریافتی توسط کاربر کیفیت داده های اولیه است که وارد سیستم می‌شود.اگر صحت داده ها مورد تردید باشد، همین امر در مورد اطلاعات دریافتی توسط کاربر نیز صادق است. کیفیت سیستم پردازش داده ها هر چقدر خوب باشد، نمی‌تواند ضعف داده ها ورودی را جبران نماید. ضعف کیفیت ممکن است ناشی از کیفیت داده‌های فراهم شده برای سازمان و یا ناشی از روش های تهیه داده ها باشد به قولی اگر آشغال وارد سیستم شود، آشغال هم از آن خارج می‌شود.
۲- وظایف پردازشی
منظور روش های مختلف کار در سیستم پردازش است، خواه عملیات دستی باشد و یا ماشینی، علیرغم استفاده از فن آوری الکترونیکی برای پردازش داده ها، بسیاری از امور پردازشی در غالب سیستمها همچنان به صورت دستی انجام می‌شود . حال اگر از فن آوری استفاده صحیح انجام نگیرد یا امور پردازشی دقیق و مناسب طراحی نشده باشد، کیفیت سیستمهای مکانیزه نیز ضعیف خواهد بود.
۳- زمان
زمانی که داده ها به دست کاربر می‌رسد ممکن است برای مسائل یا شرایطی که در آن زمان خاص کاربر با آنها روبرو است مناسب نباشد، بلکه در زمان دیگر در آینده مناسب باشد. این امر، یعنی دستیابی به اطلاعات مناسب در زمان مناسب دلیل عمده تهیه سیستمهای ذخیره سازی بزرگ یا پایگاه داده ها و نیز استفاده از امکانات زمان واقعی می‌باشد.
۴- انتقال داده‌ها
رسانه مورد استفاده برای انتقال داده ها بر اثر بخشی فرایند تبدیل داده ها موثر است صرفنظر از کیفیت فنی سیستم انتقال، استفاده از دستگاهای چاپ اطلاعات، ارائه آن بر روی صفحه نمایش و یا وسایل صوتی می‌تواند برای برخی کاربران در برخی شرایط خاص، خیلی کارآمد باشد.
۵- نحوه ارائه اطلاعات
نحوه ارائه اطلاعات به کاربر ممکن است منجر به عدم تشخیص ارزش اطلاعاتی داده ها گردد. مثلاً اگر اطلاعات از نظر نحوه ارائه ضعیف باشد و یا خیلی وارد جزئیات شده باشد. ممکن است کاربر متوجه اهمیت داده نشود و یا احتمالاً به دلیل انبوه مطالب از جستجو در آن صرف نظر نماید.
۶- وسیله ارتباطی
کیفیت وسیله ارتباطی بین کاربر و تکنولوژی و سیستمهایی که داده ها را ارائه می‌کنند، تاثیر عمده ای بر اثر بخشی فرایند کاربر دارد در واقع سهولت وسیله مورد استفاده برای بیان نیازهای اطلاعاتی و دریافت اطلاعات ضروری، اهمیت بسیار دارد سیستم هایی که به این روش طراحی می‌شوند سیستم های کاربر آشنا^[۳۳] گویند (صرافی زاده، ۱۳۸۰، ۱۸-۲۰).
۲-۱-۴- ارزش اطلاعات
تبدیل داده ها به اطلاعات توسط پردازشگر^[۳۴] صورت می‌گیرد.
شکل (۱-۲) جریان تبدیل داده به اطلاعات
پردازشگر اطلاعات یکی از اجزاء اصلی سیستم ادراکی است. این پردازشگر ممکن است از اجزاء کامپیوتری و یا از ترکیب آنها تشکیل شده باشد. ارزش اطلاعات بستگی دارد به شناخت کاربر از اطلاعات و مرتبط بودن آن با موقعیت وی . لذا صرف نظر از اهمیت مرتبط بودن، اگر کاربر شناختی از اطلاعات نداشته باشد، داده ها همچنان داده باقی خواهند ماند. حال اگر شناخت وجود داشته باشد، هرچه ارتباط اطلاعات با موقعیت کاربر بیشتر باشد سطح یا میزان شناخت کاربر از موقعیت و اطلاعات بیشتر خواهد بود. لذا ارزش اطلاعات افزایش می‌یابد (صرافی زاده، ۱۳۸۰، ۲۰).
۲-۱-۵- سیستم اطلاعات (IS)^[35]
از سیستم اطلاعات تعاریف متعددی بدست آمده است که در ذیل به برخی از آنها اشاره می‌گردد:
سیستم اطلاعات به سیستمی اطلاق می‌گردد که برای کاربران یک سازمان اطلاعات فراهم آورد (ثاقب خراسانی، ۱۳۸۰، ۳۲).
سیستم اطلاعات، سیستمهایی هستند که وظیفه آنها ذخیره‌سازی داده ها، پردازش آنها در چارچوب اهداف اطلاعاتی موسسه و فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز مدیران برای تصمیم گیرهای اقتصادی است که با مشارکت مدیران و تحلیلگران و طراحان سیستم که از دانش بسنده در زمینه تکنولوژی کامپیوتر برخوردار باشند، طراحی و در موسسات مستقر می‌گردد (مستاجران، ۱۳۷۸، ۲۹).
سیستم اطلاعات (IS) بطور ساده، سیستمی است متشکل از مجموعه افراد، دستور العملها، داده ها، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری، ثبت، پردازش و ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی است (صرافی زاده، ۱۳۸۳، ۴۵).
۲-۱-۶- سیستم اطلاعات مدیریت MIS
سیستم اطلاعات مدیریت مجموعه ای نظام یافته از افراد، دستورالعملها، پایگاه داده ها و تجهیزات است. که گزارشات روزمره مورد نیاز مدیران را جهت تصمیم گیری ارائه می کند.
سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستم
ی است متشکل از مجموعه افراد،دستورالعملها، داده‌ها، سخت افزار و نرم‌افزار که به جمع آوری، ثبت، پردازش و ارتباط داده‌ها برای پردازش‌های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم‌گیریهای مدیریتی است (صرافی زاده، ۱۳۸۳، ۴۱ و۴۵).
سیستم اطلاعات مدیریت: سیستمی است که اطلاعات را با هدف حل مشکلات و مسائل مدیریت آماده می کند (مومنی، ۱۳۷۲، ۲۸۷).
۲-۱-۶-۱- اجزاء MIS
همانطور که در نمودار (۲-۲) نمایش داده شده، MIS دارای سه جزء اصلی می‌باشد.
۱- مدیریت ۲- سیستمهای پردازش ۳- اطلاعات